Digitalizando la Tradición:
La nueva operación de la
Notaría 19
Cómo un ERP a la medida reorganizó la gestión de una notaría procesando más de 6,000 escrituras anuales.
La Notaría 19 procesaba miles de escrituras al año con folios y capturas manuales. Con un ERP a la medida desarrollado por Toracom, el procesamiento bajó 90% y la facturación pasó de días a segundos.
01El Reto
En 2015, la Notaría 19, dirigida por un notario decidido a modernizar el despacho, necesitaba responder a la alta demanda de escrituración de proyectos inmobiliarios.
Con acuerdos con desarrolladoras de vivienda, el despacho procesaba hasta 6,000 escrituras anuales, lo que generaba:
- Jornadas laborales extendidas, incluyendo fines de semana y festivos.
- Retrasos significativos en facturación y entrega de documentos.
- Procesos manuales ineficientes que aumentaban la carga administrativa.
Era evidente que la digitalización era necesaria para optimizar tiempos y mejorar la experiencia del cliente.
Automatización de la Escrituración
Reducción del tiempo de procesamiento de escrituras en un 90%.
Facturación Rápida
Un proceso que antes tardaba hasta 15 días, ahora se completa en menos de 15 segundos por documento.
Optimización Administrativa
Mayor control y eficiencia en la gestión de clientes, pagos y expedientes.
02La Solución
Toracom diseñó e implementó un ERP a la medida, permitiendo a la Notaría 19 reorganizar su gestión de documentos y optimizar el flujo de trabajo.
El sistema trajo mejoras clave en automatización, facturación y administración, y cambió de fondo la operación del despacho.
03La Mejora que se Sostuvo
Muchas mejoras operativas funcionan durante unos meses y luego se degradan: vuelven los archivos paralelos, la captura a mano y los controles que dependen de que alguien se acuerde.
Aquí no pasó, y la razón es estructural: las reglas del proceso quedaron dentro del sistema, no en la disciplina del equipo. Arrancó en 2015 y el despacho sigue escriturando sobre él.
- El flujo de escrituración quedó como workflow, no como procedimiento en un manual.
- La facturación dejó de depender de captura manual, así que no puede volver a tardar días.
- El estado de cada expediente es visible sin que nadie arme un reporte.
Ese es el punto donde la tecnología deja de ser un proyecto y se vuelve la forma en que la operación funciona.
Resultados: Un Antes y Un Después
Con la implementación del ERP personalizado, la Notaría 19 logró:
Reducción de Horas Extra
El equipo dejó de trabajar fines de semana y festivos de forma recurrente.
Entregas Más Rápidas
Agilización en la entrega de escrituras mejorando la experiencia del cliente.
Operación Eficiente
Procesos automatizados que elevaron la eficiencia de toda la operación.
El Sistema en Acción
La Notaría 19 muestra lo que la tecnología bien dirigida puede hacer en un sector tradicional: incluso las industrias más arraigadas en procesos manuales pueden ganar tiempo, control y rentabilidad al digitalizar su operación.
¿Tu notaría o empresa enfrenta retos similares?
Cuéntanos cómo opera tu despacho. En Toracom diseñamos software a la medida que optimiza procesos y mejora la rentabilidad.
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